¿Qué es el método Kanban?

El Kanban NO es un tablero con post-it como piensa o penaban muchas personas, sino es un método para diseñar, gestionar y mejorar los sistemas de flujo para el trabajo del conocimiento. El método kanban también permite a las organizaciones comenzar con su flujo de trabajo existente e impulsar cambios evolutivos. Pueden hacerlo visualizando su flujo de trabajo, limitando el trabajo en curso (WIP) y deteniendo el inicio y el final.

El método Kanban toma su nombre del uso de kanban como mecanismos de señalización visual para controlar el trabajo en curso para productos de trabajo intangibles.

Cuando es aplicable

Kanban puede ser utilizado en cualquier entorno de trabajo del conocimiento, y es particularmente aplicable en situaciones en las que el trabajo llega de forma impredecible y/o cuando se desea desplegar el trabajo tan pronto como esté listo, en lugar de esperar a otros elementos de trabajo.

Valores de Kanban

Los equipos que aplican Kanban para mejorar los servicios que prestan adoptan los siguientes valores:

  • Transparencia : compartir información abiertamente usando un lenguaje claro y directo mejora el flujo de valor del negocio.
  • Equilibrio : los diferentes aspectos, puntos de vista y capacidades deben ser equilibrados para lograr efectividad.
  • Colaboración : Kanban fue creado para mejorar la forma en que las personas trabajan juntas.
  • Foco en el  cliente : Los sistemas Kanban tienen como objetivo optimizar el flujo de valor a los clientes que son externos al sistema pero que pueden ser internos o externos a la organización en la que existe el sistema.
  • Flujo : El trabajo es un flujo continuo de valor.
  • Liderazgo : El liderazgo es necesario a todos los niveles para lograr una mejora continua y generar valor.
  • Entendimiento : El conocimiento individual y organizacional del punto de inicio es necesario para avanzar y mejorar.
  • Acuerdo : Todas las personas involucradas en un sistema se comprometen a mejorar y acuerdan avanzar conjuntamente hacia las metas.
  • Respeto : Valorar, comprender y mostrar consideración por las personas.

Principios de Kanban

Principios de gestión del cambio

Kanban está estructurado para abordar la tendencia humana a resistir el cambio.

  • Comience con lo que haces ahora. Comprende los procesos actuales tal como se practican y respeta los roles, responsabilidades existentes.
  • Estar de acuerdo en buscar la mejora a través del cambio evolutivo
  • Promover los actos de liderazgo en todos los niveles

Principios de la prestación de servicios

Estos principios reconocen que las organizaciones son una colección de servicios inter-dependientes, y que deben centrarse en el trabajo, no en las personas que lo hacen, además:

  • Comprender y centrarse en las necesidades y expectativas de sus clientes.
  • Gestionar el trabajo, dejar que la gente se organice a su alrededor.
  • Evolucionar las políticas para mejorar los resultados de los clientes y del negocio.

Prácticas de un sistema Kanban

Visualizar el trabajo en Kanban

Los sistemas Kanban utilizan mecanismos como una tablero Kanban para visualizar el trabajo y el proceso por el que pasa. Para que la visualización sea la más efectiva, debe mostrar:

  • Cuando en el proceso un equipo que trabaja en un servicio acuerda trabajar en un elemento de trabaja específico  también conocido como el punto de compromiso.
  • Cuando el equipo entrega el elemento de trabajo a un cliente, se suele llamar también como la definición de hecho.
  • Las políticas determinan qué trabajo debe existir en una etapa en particular. Además de ayudarnos a gestionar el flujo del trabajo de un sistema de kanbankanban
  • Limitar del trabajo en progreso o en curso. Esto le vamos a dedicar un post especifico para explicar los beneficios del WIP LIMIT.

Limitar el trabajo en curso

Cuando se establecen límites a la cantidad de trabajo que se está realizando en un sistema, se utilizan esos límites para guiar cuándo comenzar nuevos elementos, se puede mejorar el flujo de trabajo y reducir los plazos de entrega, mejorar la calidad y entregar con mayor frecuencia.

Gestionar el flujo

El flujo de trabajo en un servicio debe maximizar la entrega de valor, minimizar los tiempos de entrega y ser lo más predecible posible. Los equipos utilizan el control empírico a través de la transparencia, la inspección y la adaptación para equilibrar estos objetivos potencialmente conflictivos. Un aspecto clave en la gestión del flujo es identificar y abordar los cuellos de botella.

Hacer explícitas las políticas

Las políticas explícitas ayudan a explicar un proceso más allá de la mera enumeración de las diferentes etapas del flujo de trabajo. Las políticas deben ser pocas, simples, bien definidas, visibles, siempre aplicables y fácilmente modificables por las personas que trabajan en la prestación del servicio. Algunos ejemplos de políticas incluyen: Límites del WIP, asignación de capacidad, definición de hecho y otras reglas para los elementos de trabajo que existen en varias etapas del proceso.

Implementar circuitos de feedback

ciclos de feedback

Los circuitos de feedback son un elemento esencial en cualquier sistema que busque proporcionar un cambio evolutivo. Para más info lee la sección de eventos más abajo

Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente

El método Kanban comienza con el proceso tal y como está actualmente y aplica mejoras continuas e incrementales en lugar de intentar alcanzar un objetivo final predefinido. Lo último suele generar rechazo más que compromiso y colaboración. Así que  ten cuidado con esto.

Roles en kanban

No hay roles explícitamente en Kanban. Es mejor  mantener los roles que tienes actualmente en tu equipo.

Hay dos funciones que han surgido en la práctica y que sirven a propósitos particulares. Es muy probable que estas funciones sean desempeñadas por alguien que ya tiene una función, como la que se menciona a continuación.

Service Request Manager

Entiende las necesidades y expectativas de los clientes y facilita la selección y el pedido de los elementos de trabajo en la re-planificación. Este rol es  algo parecido al rol del Product Owner en Scrum.

Service Delivery Manager

Responsable del flujo de trabajo para entregar elementos de trabajo a los clientes. Facilita la Daily Meeting de Kanban y la planificación de la entrega. Otras denominaciones para esta función: Flow Manager, el Delivery Manager o el Flow Master.

Eventos, reuniones o cadencias en Kanban

Los Feedback Loop, cadencias o eventos son:

  • Revisión de estrategias (trimestral): selección de los servicios que se van a prestar y el contexto en el que son apropiados.
  • Revisión de operaciones (Mensual) : comprender el equilibrio entre los servicios y la demanda, incluyendo el despliegue de personas y recursos para maximizar la entrega de valor.
  • Revisión de riesgos (mensual) : comprender y responder a los riesgos de prestación de servicios
  • Revisión de la prestación de servicios (quincenal): examinar y mejorar la eficacia de un servicio.
  • Reunión de re-planificación (semanal): identificar los elementos en los que el equipo trabajará y determinar qué temas de trabajo pueden ser seleccionados a continuación. Esto es análogo a una reunión de planificación para un Sprint o iteración.
  • La Daily Meeting de Kanban: un equipo que trabaja en un servicio coordina sus actividades del día.
  • Reunión de planificación de entrega (por cadencia de entrega) : supervisar y planificar las entregas a los clientes.

Nota: Esta información fue extraída del libro: Condensado de Kanban de Lean Kanban University. Espero que te resulte útil.